Ablage: Die Organisation der Information by Margit Gätjens-Reuter

By Margit Gätjens-Reuter

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41 Diese Angaben werden nun kurz gefaBt unter dem Oberbegriff Auftragsunterlagen in eine Tabelle eingetragen, die wir AktenflufJSchema nennen. Genauso wird fUr die anderen Hauptgruppen, namlich die Verwaltungs-, Know-how-Unterlagen, Prospekte/ Kataloge und Bticher/Zeitschriften verfahren. Das AktenfluBSchema enthalt schlieBlich ftir jede Organisationseinheit die dort vorhandenen Unterlagen mit genauen Angaben tiber den Verlauf der Zugriffshaufigkeit. Besonders fUr Angaben darliber, wie lange Unterlagen noch im niedrigen Zugriffsbereich aufbewahrt werden mtissen, sollten auch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entsprechend beachtet und in das AktenfluB-Schema integriert werden.

Etwa zwei Jahre im mittleren Zugriffsbereich und dann sehr selten. Aufgehoben werden sollten diese Unterlagen so lange, wie die betreffende Anlage existiert. " - "Projektakten brauchen wir standig bis ungefiihr drei Monate nach Riicklauf des abgerechneten Finanzantrages, dann noch ungefahr drei Monate im mittleren Zugriffsbereich. Danach miissen auch die Projektakten aufgehoben werden, so lange die Anlage existiert, wir miissen allerdings kaum noch darauf zurUckgreifen. " 41 Diese Angaben werden nun kurz gefaBt unter dem Oberbegriff Auftragsunterlagen in eine Tabelle eingetragen, die wir AktenflufJSchema nennen.

Je kleiner ein Untemehmen, desto haufiger kann hierauf wohl verzichtet werden. Wenn bisher alle Fragen zugunsten der Zwischenregistratur beantwortet wurden, muB als nachstes geklart werden, ob iiberhaupt beziehungsweise welche Standortmoglichkeiten vorhanden sind - dies immer mit Blick auf die unterzubringende Menge und mit der Uberlegung, daB eine vollkommene Zentralisierung aufgrund der noch vorhandenen direkten Zugriffsnotwendigkeit nicht sinnvoll ist. Wie viele Zwischenregistraturen eingerichtet werden, hangt dann ab von der Schriftgutmenge, der Anzahl der zugreifenden Mitarbeiter und den raumlichen Moglichkeiten.

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